image

Kan ik na mijn vertrek als VVE bestuurder toegang afdwingen tot mijn bestuursmailadres?

woensdag 13 april 2022, 12:07 door Arnoud Engelfriet, 8 reacties

Heb jij een interessante vraag op het snijvlak van privacy, cybersecurity en recht? Stuur je vraag naar juridischevraag@security.nl. Elke week geeft ict-jurist Arnoud Engelfriet in deze rubriek antwoord.

Juridische vraag: Toen ik lid van het bestuur van de VvE van mijn appartementencomplex werd, kreeg ik een bestuursmailadres met mijn functie. Onlangs heb ik mij terug getrokken als bestuurslid. Op de datum waarop het terugtreden officieel werd is het e-mailadres geblokkeerd. Er is mij geen gelegenheid gegeven het adres op te schonen, berichten te verwijderen, dingen te downloaden etc. Hoe kan ik afdwingen dat dit alsnog mogelijk wordt?

Antwoord: Ik zie niet echt mogelijkheden om dit voor elkaar te krijgen. Een mailbox die je krijgt om een bepaalde taak te vervullen, is verbonden met die taak, en ik zou het dan ook heel logisch vinden als die mailbox dan overgaat op de opvolger. Of dit nu gaat om een werknemer, een directeur of een bestuurslid van een vereniging of stichting, maakt daarbij voor mij niet uit.

Natuurlijk kunnen er privéberichten in zo'n mailbox zitten, zeker bij een vereniging kan ik me goed voorstellen dat je ook af en toe gewoon "babbelt" met leden of privézaken regelt terwijl je verenigingsdingen aan het doen bent. (Anno 2022 misschien iets minder sterk dan 2005, met iedereen toegang tot webmail of mail per smartphone, maar dat terzijde.) Maar als die er zijn, heeft de verantwoordelijke - hier het bestuur - dan de taak die te wissen op grond van de privacy. Niet om een kopie te maken voor het oude bestuurslid, werknemer et cetera.

In dit geval ging het om een functioneel mailadres, zeg even secretaris@vvenaam.nl. Dat kan natuurlijk ook een persoonsgebonden adres zijn, a.engelfriet@vvenaam.nl. Dat maakt voor mij niet uit in bovenstaande analyse. Hooguit sta je daarmee als bestuurder iets sterker in je argument dat je er privézaken mee mocht doen, het was immers "jouw" mailadres. Bij een functioneel mailadres vind ik een totaalverbod op privézaken verdedigbaar (mits expliciet gecommuniceerd, dat wel).

Primair zou bij een persoonsgebonden mailadres voortgezet gebruik niet aan de orde moeten zijn. De opvolger van secretaris Engelfriet is secretaris Van der Veen, maar die krijgt een apart mailadres natuurlijk. Dat geeft gedoe met de voortgang van het werk, maar dat is nou juist waar je functionele mailboxen voor hebt. Maar hoe dan ook, er is geen reden om de ex-secretaris nog toegang te geven tot de mailbox.

Arnoud Engelfriet is Ict-jurist, gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Hij werkt als partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. Zijn site Ius mentis is één van de meest uitgebreide sites van Nederland over internetrecht, techniek en intellectueel eigendom. Hij schreef twee boeken, De wet op internet en Security: Deskundig en praktisch juridisch advies.

Reacties (8)
13-04-2022, 12:44 door Anoniem
Toen ik lid van het bestuur van de VvE van mijn appartementencomplex werd, kreeg ik een bestuursmailadres met mijn functie. Onlangs heb ik mij terug getrokken als bestuurslid. Op de datum waarop het terugtreden officieel werd is het e-mailadres geblokkeerd. Er is mij geen gelegenheid gegeven het adres op te schonen, berichten te verwijderen, dingen te downloaden etc.
Als ik dit zo lees is er geen sprake van een beslissing vanuit de VVE maar van een eigen beslissing om te stoppen.
De gelegenheid om de mailbox op te schonen was er dus tussen het moment dat u zelf deze afweging en beslissing
nam, en de datum dat dit officieel werd. Die kennelijk later lag, ik krijg uit de tekst het idee dat er zelfs tijd zat tussen
het moment dat u zich terugtrok en dit gemeld had en de datum dat dit "officieel werd".
M.a.w. tijd zat om even wat berichten te deleten en "dingen te downloaden" (wat dat ook geweest mag zijn).
13-04-2022, 14:14 door Anoniem
Ik zou het zelfs willen omdraaien: Op het moment dat ik geen lid meer zou zijn van dat bestuur zou ik erop toezien dat het wachtwoord van dat emailadres wordt gewijzigd. In dat geval kan ik er ook niet meer van beticht worden van toegang tot die mailbox terwijl ik daar geen recht meer toe had.

Over een aantal maanden houdt mijn bestuursfunctie bij een vereniging op en na de bestuurswissel wil ik wil ik geen toegang meer kunnen hebben die mailbox.
13-04-2022, 14:20 door Anoniem
Door Anoniem:
Toen ik lid van het bestuur van de VvE van mijn appartementencomplex werd, kreeg ik een bestuursmailadres met mijn functie. Onlangs heb ik mij terug getrokken als bestuurslid. Op de datum waarop het terugtreden officieel werd is het e-mailadres geblokkeerd. Er is mij geen gelegenheid gegeven het adres op te schonen, berichten te verwijderen, dingen te downloaden etc.
Als ik dit zo lees is er geen sprake van een beslissing vanuit de VVE maar van een eigen beslissing om te stoppen.
De gelegenheid om de mailbox op te schonen was er dus tussen het moment dat u zelf deze afweging en beslissing
nam, en de datum dat dit officieel werd. Die kennelijk later lag, ik krijg uit de tekst het idee dat er zelfs tijd zat tussen
het moment dat u zich terugtrok en dit gemeld had en de datum dat dit "officieel werd".
M.a.w. tijd zat om even wat berichten te deleten en "dingen te downloaden" (wat dat ook geweest mag zijn).

Dan nog - je vraagt je af wat er nou precies "opgeschoond" moet worden , en in wiens belang .

Als opvolger in een bepaalde rol moet je toch weten wat je voorganger toegezegd, aangevraagd of beloofd heeft .

Het is voor een opvolger (en de vereniging) wel heel vervelend als je een bepaalde positie inneemt , en dan opeens om de oren geslagen wordt met een mail door een aannemer of leverancier of bewoner met een toezegging van de vorige secretaris , die dat bij z'n vertrek "opgeschoond" had omdat ie het achteraf niet wilde weten .

Uiteindelijk ben je als vereniging wel behoorlijk gebonden aan afspraken en toezeggingen die "uit hoofde van een functie" gedaan zijn .

Prima dus dat die VVE een functioneel adres onder de vereniging liet gebruiken voor een functie - juist zodat er continuiteit kan zijn als de persoon wisselt .

Zoals Arnoud zegt - in this day and age is het wel heel raar dat iemand nog prive zaken met een "zakelijk" adres moet doen .

Ik proef eigenlijk een conflict - terugtreden, mail geblokkeerd en dan toegang willen AFDWINGEN ?
Gaat lekker tussen de buurtjes.
13-04-2022, 14:36 door Anoniem
Ik denk dat je zeker in verband met eventuele aansprakelijkheden tijdens de uitvoer van die functie enig recht hebt op in elk geval inzage van wat je tijdens de uitvoering van die functie letterlijk gecommuniceerd hebt. Als er daarbij naast uit hoofde van de functie toegevoegde priveberichten voorkomen dan zou opschonen ook mogelijk moeten zijn omdat die de volgende functionaris vanzelfsprekend niets aangaan.

Bij een VVE lijkt me dat juist extra relevant, want op elke hoek van de straat woont nu eenmaal een zeikerd. Die tegelijk je buurman blijft. Vervelend als zo iemand je later gaat lastigvallen en je niet eens meer zelf terug kunt lezen wat je dan precies ge-emaild had.

Ook het feit dat voorzitter van een VVE vaak een vrijwilligersfunctie is, onbezoldigd, waarbij menigeeen er liever voor duikt en iemand opstaat die het dan wel wil doen is een extra argument om een VVE voorzitter niet als een gewipte ex-werknemer van een wasmachine fabriek juridisch over één kam te scheren. Tot slot is er ook een aanmerkelijk belang voor zo een vereniging zelf ten aanzien van het bewaken van de burenrust om mee te werken. Want je zult de VVE's de kost moeten geven die uren opgewonden kunnen vergaderen over de kleur van één geranium in een vensterbank en er daarna nog over gaan stemmen ook! Waarschijnlijk ook het meest voorkomend motief om als voorzitter af te treden, alsmede van andere eigenaars om te hopen dat een andere gek opstaat zolang ze het zelf maar niet hoeven doen. Het is anders ook buitengevoon respectloos naar degene die zijn tijd heeft opgeofferd om voorzitter te zijn los van of de andere eigenaars-verantwoordelijkheidsduikers voor die functie nu vinden of die taken nu goed of niet goed zijn vervuld.
13-04-2022, 16:51 door Anoniem
Door Anoniem: Ik denk dat je zeker in verband met eventuele aansprakelijkheden tijdens de uitvoer van die functie enig recht hebt op in elk geval inzage van wat je tijdens de uitvoering van die functie letterlijk gecommuniceerd hebt. Als er daarbij naast uit hoofde van de functie toegevoegde priveberichten voorkomen dan zou opschonen ook mogelijk moeten zijn omdat die de volgende functionaris vanzelfsprekend niets aangaan.
Maar er was toch gelegenheid om dat te doen? Waarom moet die nog een tweede keer geboden worden?

Bij een VVE lijkt me dat juist extra relevant, want op elke hoek van de straat woont nu eenmaal een zeikerd. Die tegelijk je buurman blijft. Vervelend als zo iemand je later gaat lastigvallen en je niet eens meer zelf terug kunt lezen wat je dan precies ge-emaild had.
Maar dan wel gerechtvaardigd om toegang te geven tot die mailbox zodat jij dan weer kunt zien wat je opvolger allemaal aan het mailen is en waarbij er wellicht aan jou gerefereerd wordt op een manier die de opvolger niet gekozen had als ie wist dat jij dat allemaal weer te lezen zou krijgen?
Lijkt me niet...

Ook het feit dat voorzitter van een VVE vaak een vrijwilligersfunctie is, onbezoldigd, waarbij menigeeen er liever voor duikt en iemand opstaat die het dan wel wil doen is een extra argument om een VVE voorzitter niet als een gewipte ex-werknemer van een wasmachine fabriek juridisch over één kam te scheren.
Ik krijg meer de indruk dat deze voorzitter niet "gewipt" is. In deze tijd ga je snel denken "wellicht gewipt hééft en daarover
in de mail gecommuniceerd", maar dat staat er verder helemaal niet dus die verdenking laten we maar achterwege.
14-04-2022, 13:47 door Anoniem
Kan ik na mijn vertrek als VVE bestuurder toegang afdwingen tot mijn bestuursmailadres?

De houding is al verkeerd. Je hebt geen recht op toegang tot die mailbox, waardoor je niks af kunt dwingen. Het recht ligt aan de andere kant, je kan een vriendelijk verzoek in dienen, en mogelijk dat dat wordt ingewilligd.
14-04-2022, 15:13 door Anoniem
Iemand die geen actieve overeenkomst meer heeft met een bedrijf, organisatie, vereniging dient ten alle tijden als onbevoegd te worden beschouwt tot de interne omgeving waar ook het mail verkeer ondervalt.

Afdwingen is niet mogelijk zonder rechterlijke tussenkomst en zoals al beschreven is die kans zeer klein dat dit in het gelijk wordt gesteld in het voordeel van de oud bestuurder.


Het beste is aansturen op vrijgave van een kleiner dataset van specifieke adressen en periode maar wel met wederzijds goedkeuren dat een verantwoordelijke namens het bedrijf de gegevens controleert voor vrijgave op enige gevoelige informatie. De vereniging staat echter in hun recht om dit simpelweg te weigeren zolang er geen rechterlijke uitspraak is.

Verwijdering van data kan niet door een derde gedaan worden zonder een verwerking overeenkomst en duidelijke vastgelegde verantwoording. Verlies van data valt namelijk officieel onder de categorie datalek en als bedrijf, organisatie, vereniging heb je de plicht dit te voorkomen.


De IT afdeling heeft keurig gehandeld gebaseerd op uitdienst treding van een gebruiker.
Hoewel het netjes zou zijn geweest als HR of enige andere direct bovenliggende hier melding van had gemaakt voor uit diensttreden ligt de verantwoordelijkheid mede bij de gebruiker om ook de procedures te vragen of na te lezen.
15-04-2022, 10:10 door Anoniem
Dit krijg je als je er zelf voor kiest om je "zakelijke" account voor niet zakelijke doeleinden te gebruiken.
Het is niet JOU mailbox, easy as that.

Op het moment dat je die in gebruik neemt weet je al dat dit tijdelijk zal zijn, bijv. 4 jaar tot volgende stemming, enz.
Reageren
Ondersteunde bbcodes
Bold: [b]bold text[/b]
Italic: [i]italic text[/i]
Underline: [u]underlined text[/u]
Quote: [quote]quoted text[/quote]
URL: [url]https://www.security.nl[/url]
Config: [config]config text[/config]
Code: [code]code text[/code]

Je bent niet en reageert "Anoniem". Dit betekent dat Security.NL geen accountgegevens (e-mailadres en alias) opslaat voor deze reactie. Je reactie wordt niet direct geplaatst maar eerst gemodereerd. Als je nog geen account hebt kun je hier direct een account aanmaken. Wanneer je Anoniem reageert moet je altijd een captchacode opgeven.