Het is:

"En weer eens: Het CC lek."

Let op je Nederlands.

Voor de rest:
Het blijft mensenwerk
Waarom leveranciers en beheerders mailsystemen nog steeds niet automatisch laten weigeren zodra er "teveel" adresen in de aan of cc staan, snap ik niet. Daar is de BCC voor bedoeld.
Ik kom nog uit het typemachine tijdperk met carbon-papier en doorslagen. Toen cc en bcc nog visueel iets betekenden.

Het gebruik van bcc bij bedrijven buiten het bedrijf zelf (dus bcc naar collega’s toestaan, maar naar derden niet) zou simpelweg geblokkeerd moeten worden.

Stuur je mail met mailmerge of een behoorlijke mailtool, niet met bcc.

Want ... .... ...

Kun je uitleggen waarom BCC daar niet voor geschikt is?
Wat is het nadeel. Wat gaat er dan fout.

Behalve dingen als schaalvergroting is dat nou precies een van de problemen die automatisering aan kan pakken: handelingen die erg foutgevoelig zijn als mensen ze uitvoeren kan je zo laten gebeuren dat het aantal fouten drastisch wordt gereduceerd. Dat aspect van het werk dat maakt dat het zo makkelijk fout gaat zou nou juist geen mensenwerk moeten zijn, of zo moeten worden ingericht dat de kans op die menselijke fouten geminimaliseerd wordt.

Er zijn ook groepsdiscussies per e-mail waarbij iedereen "reply all" kiest omdat het expliciet de bedoeling is dat het antwoord naar iedereen gaat. Bcc alleen lost niet alles op. Maar dat leveranciers van mailsystemen, en ongetwijfeld ook de nodige beheerders, nalatig zijn en een dijk van een blinde vlek lijken te hebben op dit punt is duidelijk.

Ik denk dat je To en Cc bedoelt, Bcc leidt juist niet tot het lekken van de betrokken e-mailadressen.

Mail merge ken ik als een mogelijkheid van tekstverwerkers, maar je hebt gelijk dat een behoorlijke tool dingen zou kunnen verbeteren.

Ik zou denken:
• Bij interne mail, binnen de organisatie, kan je aan een groep sturen zonder dat adressen verborgen worden.
• Voor mail aan meerdere ontvangers, waaronder ontvangers buiten de organisatie, is juist uitsluitend Bcc toegestaan, zodat die ontvangers alleen aan de verzender kunnen antwoorden en elkaar niet kunnen zien.
• Voor mail als in het vorige punt waarbij antwoorden aan allen mogelijk moet zijn voor alle deelnemers heeft het mailsysteem een listserver. De groep ontvangers moet daar gedefinieerd worden, de verzender moet er ook lid van zijn, en een e-mail naar de groep gaat naar alle deelnemers. Een reply op een bericht kan naar de groep of naar de individuele afzender gaan.

Listservers bestonden in de jaren '90 al, als het niet al eerder was, dat is niets nieuws. Wat ik anders voor me zie is dat het samenstellen en beheren van die lijsten anders gaat, en dat ook daar weer bepaalde fouten makkelijk gemaakt kunnen worden en voorkomen moeten worden, terwijl het gebruik tegelijk laagdrempeliger gemaakt moet worden dan bij de traditionele listservers.

Wat qua beheer anders is dan die listservers is dat:
• de default niet moet zijn dat iedereen een aanmeld- of afzeg-e-mail kan sturen, het moet allemaal langs de beheerder van de lijst lopen;
• dat maken en beheren van lijsten moet makkelijk toegankelijk zijn, niet alleen voor mensen die als formele lijstbeheerder zijn aangemerkt, het moet lijken op de groepen ontvangers die je in je adresboek aan kan maken, maar ook weer niet zo identiek dat mensen de twee door elkaar gaan halen;
• een automatisme om lang niet meer gebruikte lijsten (de collectie van adressen, niet de e-mails) te verwijderen/archiveren of te signaleren kan nuttig zijn.

Voor het gebruik:
• zo'n lijst moet de enige manier zijn om e-mails naar buiten de organisatie te sturen waarop mensen aan de groep kunnen antwoorden, en dat loopt dan altijd via de list-server;
• een ontvanger kan antwoorden aan alleen de verzender of aan de hele groep, en dat is weer een makkelijke bron van vergissingen, dus de user interface van de mailclient moet het verschil tussen die twee liefst onmiskenbaar duidelijk maken, en wel voordat het kwaad al geschied is.

Eigenlijk kan je met modernisering/aanpassing/integratie van techniek die al decennia bestaat dus een serieus eind komen. Het idee om fouten te voorkomen hier is dat je met dat lijstensysteem een drempel opwerpt, er moet iets extra voor gebeuren. Het idee is niet om het overdreven moeilijk te maken, maar om het duidelijk anders te maken dan de normale, in dit opzicht risico-arme e-mails, op een manier die stimuleert dat men even nadenkt bij wat men doet.

Dingen waarbij kleine slordigheden in je handelen grote consequenties kunnen hebben moeten helemaal niet zo laagdrempelig mogelijk zijn, daar moet juist tot zorgvuldigheid worden uitgenodigd, en dan zijn drempels, niet te groot maar ook niet te klein, juist heel nuttig. Een van mijn grote ergernissen aan de IT-industrie is dat het vaak wel lijkt alsof die nuance vergaand wordt overgeslagen en werkelijk alles maximaal ingericht wordt op mensen zo gedachteloos maar wat te laten doen. Mogelijk komt dat voort uit een idee dat alles wat je makkelijker maakt in de UI capaciteit vrijmaakt om als mens zorgvuldiger te zijn, maar zo werkt het stimuleren en ontmoedigen van gemakzucht helemaal niet, dat is nogal een naïef idee. Mensen gaan dingen die heel makkelijk gaan niet zorgvuldig doen maar juist gedachteloos, want wat qua handeling een kleinigheid is wekt de indruk dat het ook qua impact een kleinigheid is. Dingen met een grote impact moet je niet in piepkleine handelingen verpakken, die mogen best wat extra's vragen.

Er schiet me opeens een mooie analogie door mijn hoofd. Ooit heb ik ergens gewerkt waar men een joekel van een gemotoriseerde papiersnijmachine had staan, met een mes van in mijn herinnering misschien wel anderhalve meter en de kracht en scherpte om haarscherp door indrukwekkend dikke stapels papier te glijden. Een prachtig apparaat dat duidelijk ook gevaarlijk was. Daar zat een heel simpele en doeltreffende beveiliging op. Om het ding te laten snijden moest je twee knoppen tegelijk indrukken die zo waren opgesteld dat je je armen moest strekken en dan een houding had waarmee je onmogelijk nog jezelf per abuis onder dat mes kon krijgen. Het was niet moeilijk om te bedienen, maar je moest wel even goed gaan staan ervoor en dat voorkwam ongelukken.

Bij die e-mailsystemen lijkt het wel zo te zijn dat er vooral niet meer dan één knop ingedrukt mag worden en die moet vooral zo geplaatst zijn dat je net iets te makkelijk je vingers afsnijdt. Daar zit een heel verwrongen idee achter van wat gebruiksgemak inhoudt. De beste oplossing is niet altijd de meest laagdrempelige.