image

Juridische vraag: mag bedrijf e-mail werknemer kopiëren?

woensdag 11 juni 2014, 10:37 door Arnoud Engelfriet, 10 reacties

Heb jij een uitdagende vraag over beveiliging, recht en privacy, stel hem aan ICT-jurist Arnoud Engelfriet. Arnoud geeft elke week in een artikel antwoord op een interessante vraag. Vanwege het grote aantal inzendingen kunnen niet alle vragen beantwoord worden.

Vraag: Als het vermoeden bestaat dat een werknemer zijn harde schijf en e-mail met relevante werkinformatie zal wissen voordat hij weg gaat, is het dan geoorloofd om preventief een kopie van beide te maken?

Antwoord: Het is zeker toegestaan om werk-informatie te kopiëren en te backuppen. Daar hoef je geen aanleiding voor te hebben zoals in deze vraag, dat is gewoon een normaal deel van het werk.

Privébestanden en -informatie hoef je niet te back-uppen. Het mag wel, en als je dat doet dan moet je zorgen dat er niet nodeloos in die privézaken gesnuffeld kan worden door ander personeel. (En zorg ervoor dat de werknemers weten óf deze geback-upt wordt.)

Voor het doorzoeken van privé-informatie in een back-up gelden dezelfde regels als bij het doorzoeken van privé-informatie anders. Je moet er een dringende reden voor hebben en die moet vooraf kenbaar zijn bij de werknemers.

Dat deze regels ook gelden na vertrek van een werknemer, blijkt uit een recent arrest van het Gerechtshof in Arnhem-Leeuwarden. Hier werd e-mail doorzocht na vertrek. "Het feit dat de e-mailberichten niet tijdens, maar aan het eind van en/of na het dienstverband bij een standaardcontrole van de ingeleverde laptop zijn gevonden, brengt niet mee dat de beperkingen van het recht op privacy niet gelden", aldus het Hof. Dat gold zeker nu de werknemer de laptop had gewist, waardoor hij er geen rekening mee hoefde te houden dat de werkgever zijn privédata zou gaan recoveren.

Arnoud Engelfriet is ICT-jurist, gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Hij werkt als partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. Zijn site Ius mentis is één van de meest uitgebreide sites van Nederland over internetrecht, techniek en intellectueel eigendom. Hij schreef twee boeken, De wet op internet en Security: Deskundig en praktisch juridisch advies.

Reacties (10)
11-06-2014, 11:01 door Te4sheeh
Het moet natuurlijk wel duidelijk zijn voor de werkgever wat privé is en wat niet. Het is onhandig als de werkgever de emails stuk voor stuk moet lezen om er achter to komen of iets privé is of niet. Een mapje "Privé" maakt dat wel duidelijk,

Of gewoon niet je werk adres gebruiken voor privé communicatie.
11-06-2014, 11:26 door Anoniem
Ik neem aan dat het hier gaat om een tweemans of ander heel klein bedrijf.
Immers, dat de e-mail van de werknemer en zijn werk-informatie op "zijn harde schijf" staat en hij deze zelf kan wissen,
en dat er niet allang backups worden gemaakt van deze cruciale informatie, dat kom je bij een fatsoenlijk gemanagede
IT omgeving natuurlijk niet tegen.
In feite komt het er op neer dat deze infomatie altijd al op ieder willekeurig moment verloren had kunnen gaan. Dat lijkt
me geen goede basis voor een bedrijfsvoering.
11-06-2014, 13:12 door [Account Verwijderd] - Bijgewerkt: 11-06-2014, 13:14
[Verwijderd]
11-06-2014, 20:32 door steve sh1t
Wat doen privé bestanden op een computer van de werkgever?
11-06-2014, 23:10 door Anoniem
Door Peter V.:
Of gewoon niet je werk adres gebruiken voor privé communicatie.
Dat werd ook standaard gedaan: privé-mails werden nooit door mij gebruikt tijdens het werk.

Het standaard misverstand tussen prive en persoonlijk. Mail van je baas over een loonsverhoging (of verlaging) zal hij gewoon naar je bedrijfsadres sturen. Net als de bedrijfsarts dat adres zal gebruiken voor communicatie over ziekte. Allemaal werkgerelateerd, maar zeer zeker prive cq. persoonlijke e-mail. Iets tussen jou en je chef of de arts en zeker niet bestemd voor de toevallige IT-medewerker.

Peter
11-06-2014, 23:11 door Anoniem
Door steve sh1t: Wat doen privé bestanden op een computer van de werkgever?

Die heeft je chef je toegestuurd.

Peter
12-06-2014, 16:41 door Arnoud Engelfriet
Door steve sh1t: Wat doen privé bestanden op een computer van de werkgever?
Daar staan, zoals mag van de wet. Net zoals jij privépapieren in je bureaulade mag gebruiken en privéboterhammen mag opslaan in de zakelijke kast.
12-06-2014, 19:24 door steve sh1t - Bijgewerkt: 12-06-2014, 19:25
Door Arnoud Engelfriet:
Door steve sh1t: Wat doen privé bestanden op een computer van de werkgever?
Daar staan, zoals mag van de wet. Net zoals jij privépapieren in je bureaulade mag gebruiken en privéboterhammen mag opslaan in de zakelijke kast.

Geachte heer Engelfriet, dank voor de reactie.

Ik snap dat het mag van de wet, alleen vind ik het toch vreemd dat het gebeurt, want naar mijn mening zijn dit de zaken die bijdragen aan de zesjes cultuur die hier in Nederland domineert.
13-06-2014, 14:02 door Arnoud Engelfriet
Ik vind het persoonlijk niet van een zesjescultuur getuigen dat men privézaken op de werkcomputer doet. Meestal wordt men daar productiever van, blijkt uit onderzoek. Even de mail checken en dan weer fris verder met het werk.

Wie natuurlijk te weinig werkt door de hele dag Facebooken die heeft een probleem. Maar dat zie ik als hetzelfde als een boek gaan zitten lezen op het werk.
15-06-2014, 10:26 door Anoniem
Door Arnoud Engelfriet: Ik vind het persoonlijk niet van een zesjescultuur getuigen dat men privézaken op de werkcomputer doet. Meestal wordt men daar productiever van, blijkt uit onderzoek. Even de mail checken en dan weer fris verder met het werk.

Maar dat betreffende werknemer niet in staat is de privé mail te checken zonder deze meteen ook maar op de werk
computer op te slaan dat zie je niet als een negatieve kwalificatie?
Reageren

Deze posting is gelocked. Reageren is niet meer mogelijk.