image

Een persoonlijke aan mij gerichte e-mail op het werk is zonder mijn medeweten ook naar anderen gestuurd. Mag dat?

woensdag 29 januari 2025, 11:45 door Arnoud Engelfriet, 14 reacties

Heb jij een interessante vraag op het snijvlak van privacy, cybersecurity en recht? Stuur je vraag naar juridischevraag@security.nl. Elke week geeft ict-jurist Arnoud Engelfriet in deze rubriek antwoord.

Juridische vraag: Laatst ontving ik op het werk een persoonlijk aan mij gerichte e-mail, zonder anderen in de cc. Een collega meldde me dat de mail echter naar in ieder geval vier anderen is gestuurd. Deze vier personen hebben maar gedeeltelijk iets te maken met de inhoud van de e-mail. Ik was onaangenaam verrast toen ik dit ontdekte en ben erg benieuwd of dit zomaar mag.

Antwoord: De vraag vermeldt niet of het de afzender van die mail was of een ander die de vier personen de mail heeft geforward. Ik ga er maar even van uit dat er niet iemand in de inbox heeft meegelezen en de mail daaruit heeft gevist om door te sturen.

Mijn vermoeden is dat de afzender na het versturen dacht dat die andere vier het ook moesten weten, dus toen zijn eigen mail doorstuurde. (Hij had ook bcc kunnen gebruiken, maar dat komt vaker in de spambox of valt minder op.) Mogelijk stuurde deze het naar een andere persoon, die vervolgens de vier er bij haalde.

Hoe het ook zij, de AVG biedt hier natuurlijk geen direct antwoord op. Verder dan algemene criteria zoals zorgvuldigheid en dataminimalisatie kom je hier niet mee. Het komt dan dus neer op de vraag of het nódig was die vier te informeren, en of vanuit de positie van de persoon die de mail naar hen vier stuurde die afweging zo gemaakt kon worden. Hier antwoord op geven kan alleen als we concreet weten om welke mail het gaat en waarom die vier het moesten weten.

Stel de mail gaat over een goedgekeurde vakantie-aanvraag, en de vier zijn managers en collega's die het werk moeten overnemen. Dan lijkt dit me volkomen normaal.

Stel het gaat over een klacht van de afzender richting de vraagsteller, en deze betrekt er alvast maar even HR, de directeur en de vertrouwenspersoon erbij. Daar zou ik iets meer moeite mee hebben, maar vanuit de afzender begrijpelijk als de klacht hem of haar hoog zit.

Stel de mail is een stukje feedback van de leidinggevende, die het deelde met een mede-manager die het naar vier collega's doorstuurde. Dat zou ik te ver vinden gaan, daar lijkt me geen reden voor te bedenken. Maar wie dat wel kan: ja, dan zou het weer wel mogen.

Vragen als deze krijg ik vaker. Ik krijg sterk het gevoel dat mensen graag vooral een extra stok willen (de AVG) om te kunnen zeggen dat hier illegaal, onrechtmatig is gehandeld ongeacht wat er nu écht aan de hand is. Maar de AVG is geen apart kanaal waarmee je een andere uitkomst kunt forceren dan via de 'gewone' route. Als je manager iets legitiems deed, wordt dat niet ineens onrechtmatig als je het in AVG-termen nog een keer navertelt.

Arnoud Engelfriet is Ict-jurist, gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Hij werkt als partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. Zijn site Ius mentis is één van de meest uitgebreide sites van Nederland over internetrecht, techniek en intellectueel eigendom. Hij schreef twee boeken, De wet op internet en Security: Deskundig en praktisch juridisch advies.

Reacties (14)
29-01-2025, 11:51 door Anoniem
Dit is geen juridisch vraagstuk maar een ethisch. En ethisch vind ik dit problematisch, waarom neem je dit niet gewoon op met de verzender?
29-01-2025, 11:59 door Anoniem
Bedankt weer voor de toelichting. Het hangt af van de omstandigheden. En vaak zit het verschil in de details.
Het willen gebruiken van de AVG om iets als 'illegaal' te kunnen bestempelen kom ik ook regelmatig tegen.
29-01-2025, 12:05 door Anoniem
Welk juridisch vraagstuk is hier. De verzender heeft de mail naar 4 personen gestuurd. Wil je dan als ontvanger bepalen dat anderen de email niet mogen ontvangen ? Waarschijnlijk zullen de overige drie in BCC staan, waardoor je hen niet ziet in de header.
29-01-2025, 12:39 door Anoniem
Stel de mail gaat over een goedgekeurde vakantie-aanvraag, en de vier zijn managers en collega's die het werk moeten overnemen. Dan lijkt dit me volkomen normaal.
Ik vind dit niet normaal maar achterbaks. Een cultuur probleem. Ik vind een bcc ook niet kunnen. Gewoon een cc doen. Wat is daar problematisch aan?
29-01-2025, 13:45 door Anoniem
Door Anoniem:
Stel de mail gaat over een goedgekeurde vakantie-aanvraag, en de vier zijn managers en collega's die het werk moeten overnemen. Dan lijkt dit me volkomen normaal.
Ik vind dit niet normaal maar achterbaks. Een cultuur probleem. Ik vind een bcc ook niet kunnen. Gewoon een cc doen. Wat is daar problematisch aan?

Dankzij het vele (spear)phishing en datalekken via e-mail reageren organisaties haast panisch op het gebruik van e-mail. De regel om bcc te gebruiken wordt vaak ingevoerd om datalekken van e-mailadressen van externen/derden te voorkomen. Vroeger noemde men bcc gebruik achterbaks. De vraagstelling zit hier eigenlijk precies tussen.
29-01-2025, 15:40 door Anoniem
Deze vier personen hebben maar gedeeltelijk iets te maken met de inhoud van de e-mail.
Tenzij er specifieke formele afspraken zijn gemaakt of protocol is rond de informatie overdracht en inzage waar betrokkenen zich aan dienen te houden vanuit bedrijf is dit alles wat je moet weten of dit mocht.

De mede ontvangers hebben door toe te geven dat ze gedeeltelijk betrokken zijn bij de mail ironisch vanuit de AVG hoogstwaarschijnlijk recht tot inzage wat enig recht tot afscherming te niet doet tenzij er concrete afspraken zijn gemaakt of het een vertrouwelijke kwestie betreft richting en van een vertrouwenspersoon in functie. Want er bestaat ook recht tot rectificatie en verwijdering. En daarmee tenzij de gegevens uitsluitend een mening of verklaring van persoonlijke aantekening zijn kan er inzage geeist worden met de nodige aflakking van andermans persoonsgegevens in het kopie.

Of geloven we nu werkelijk dat de voornaam of achternaam (persoonsgegevens) niet gebruikt zijn in de mailing en enkel gerefereerd is via een alias of een codewoord voor de betrokkenen.


De oplossing van deze kwestie is dood eenvoudig. Ga in gesprek met de betrokkenen en ga allemaal gezellig op een cursus correct email gebruik onder het mom van teambuilding.
29-01-2025, 15:59 door Anoniem
Door Anoniem:
Stel de mail gaat over een goedgekeurde vakantie-aanvraag, en de vier zijn managers en collega's die het werk moeten overnemen. Dan lijkt dit me volkomen normaal.
Ik vind dit niet normaal maar achterbaks. Een cultuur probleem. Ik vind een bcc ook niet kunnen. Gewoon een cc doen. Wat is daar problematisch aan?

Soms : dat degene(n) in de BCC genoeg hebben aan het eerste bericht (type "ik heb dit opgepakt, ben ermee bezig"), en niet overspoeld hoeven te worden in de "reply all" thread die dan lang gaat lopen.

In het algemeen :

Schrijf je mails ALTIJD met in het achterhoofd de gedachte dat ze gedeeld en geforward kunnen worden , en ook buiten de eigen organisatie.

Soms best boeiend om - als je in een lange thread opeens "erbij" gekopieerd wordt (of 'm als Fwd krijgt met 'graag oppakken') even terug te scrollen.
30-01-2025, 08:21 door majortom
Waarom neemt de vraagsteller niet contact op met degene die de mail heeft gestuurd om te vragen wat de reden was van het ook versturen aan anderen? Pas daarna kun je conclusies trekken over het hoe en waarom.
30-01-2025, 11:49 door Anoniem
Door Anoniem:
Door Anoniem:
Stel de mail gaat over een goedgekeurde vakantie-aanvraag, en de vier zijn managers en collega's die het werk moeten overnemen. Dan lijkt dit me volkomen normaal.
Ik vind dit niet normaal maar achterbaks. Een cultuur probleem. Ik vind een bcc ook niet kunnen. Gewoon een cc doen. Wat is daar problematisch aan?

Soms : dat degene(n) in de BCC genoeg hebben aan het eerste bericht (type "ik heb dit opgepakt, ben ermee bezig"), en niet overspoeld hoeven te worden in de "reply all" thread die dan lang gaat lopen.

In het algemeen :

Schrijf je mails ALTIJD met in het achterhoofd de gedachte dat ze gedeeld en geforward kunnen worden , en ook buiten de eigen organisatie.

Soms best boeiend om - als je in een lange thread opeens "erbij" gekopieerd wordt (of 'm als Fwd krijgt met 'graag oppakken') even terug te scrollen.
Je hebt gelijk maar is een typische jaren 90 outlook manier van werken. Moderne bedrijven gebruiken bedrijfswebapplicaties waar zaken worden bijgehouden (in progress status etc)
30-01-2025, 11:49 door Anoniem
Door majortom: Waarom neemt de vraagsteller niet contact op met degene die de mail heeft gestuurd om te vragen wat de reden was van het ook versturen aan anderen? Pas daarna kun je conclusies trekken over het hoe en waarom.

Vragensteller weet dat wel , maar vindt het alleen niet leuk.
De vragensteller gaf zelf al aan dat de inhoud "deels" relevant was voor degenen die de mail ook gekregen hadden.

Of het nu normaal is en of "echt niet OK" is dat de hele mail door de afzender ook naar anderen gestuurd is valt niet te beoordelen.
30-01-2025, 12:25 door Anoniem
een mail doorsturen zonder jouw weer te cc'en is niet ok
30-01-2025, 13:08 door Anoniem
Door Anoniem:
Door Anoniem:
Door Anoniem:
Stel de mail gaat over een goedgekeurde vakantie-aanvraag, en de vier zijn managers en collega's die het werk moeten overnemen. Dan lijkt dit me volkomen normaal.
Ik vind dit niet normaal maar achterbaks. Een cultuur probleem. Ik vind een bcc ook niet kunnen. Gewoon een cc doen. Wat is daar problematisch aan?

Soms : dat degene(n) in de BCC genoeg hebben aan het eerste bericht (type "ik heb dit opgepakt, ben ermee bezig"), en niet overspoeld hoeven te worden in de "reply all" thread die dan lang gaat lopen.

In het algemeen :

Schrijf je mails ALTIJD met in het achterhoofd de gedachte dat ze gedeeld en geforward kunnen worden , en ook buiten de eigen organisatie.

Soms best boeiend om - als je in een lange thread opeens "erbij" gekopieerd wordt (of 'm als Fwd krijgt met 'graag oppakken') even terug te scrollen.
Je hebt gelijk maar is een typische jaren 90 outlook manier van werken. Moderne bedrijven gebruiken bedrijfswebapplicaties waar zaken worden bijgehouden (in progress status etc)

Het is allemaal natte-vinger speculatie wat voor mail met wat voor informatie doorgestuurd werd, en wanneer Bcc'en wel of niet normaal of netjes kan zijn.

En hoeveel bedrijven "modern" zijn met 4 niet gekoppelde ticket en status tracking systemen.
30-01-2025, 15:46 door Anoniem
Door Anoniem: Dit is geen juridisch vraagstuk maar een ethisch. En ethisch vind ik dit problematisch, waarom neem je dit niet gewoon op met de verzender?

Dit heeft zeker een juridische achtergrond, het gaat immers om een persoonlijke email met persoonsgegevens. Dan geldt de AVG. Er moet dan een noodzaak zijn het op deze wijze te doen.

Stel dat het gaat om een "reintegratietraject", dan zal er zorgvuldig moeten worden omgegaan met de privacy van de betrokken persoon. Dan moet je niet een reply sturen met voorgaande correspondentie erin. Een simpele aankondiging in persoon of per email: X komt werken op afdeling Y en begint op moment Z volstaat.

De meeste mensen voelen dat op hun klompen aan. Een relatief groot deel van leidinggevenden en mensen in HR hebben een antisociale persoonlijkheid (vroeger heette dat sociopathie) en kan of wil zich niet inleven of conformeren met sociale regels.

https://www.managersonline.nl/nieuws/5397/twintig-procent-topmanagers-heeft-psychopathische-trekjes.html
03-02-2025, 11:56 door Anoniem
Door Anoniem:
Door Anoniem: Dit is geen juridisch vraagstuk maar een ethisch. En ethisch vind ik dit problematisch, waarom neem je dit niet gewoon op met de verzender?

Dit heeft zeker een juridische achtergrond, het gaat immers om een persoonlijke email met persoonsgegevens. Dan geldt de AVG. Er moet dan een noodzaak zijn het op deze wijze te doen.
...

Waar haal je uit op dat deze e-mail persoonsgegevens bevat? Anders dan het e-mail adres van de ontvanger hoeft dat niet. En gezien we niet eens weten hoe de mail is doorgestuurd weten we zelfs dat niet. De hele vraagstelling van vraagsteller is absurd en ik snap niet dat er serieus op in wordt gegaan.

Het is alsof een kind op school vraagt "Jantje heeft iets over mij gezegd dat ze ook tegen mij zei. Mag dat zo maar?" Wat een niveau dit zeg. En dan de reactie van Arnoud ook: dit kunnen we toch niet meer serieus nemen mensen? Dit soort vraagstellingen en dan gewoon een verhaaltje er omheen/bij verzinnen om er wat van te maken?
Reageren
Ondersteunde bbcodes
Bold: [b]bold text[/b]
Italic: [i]italic text[/i]
Underline: [u]underlined text[/u]
Quote: [quote]quoted text[/quote]
URL: [url]https://www.security.nl[/url]
Config: [config]config text[/config]
Code: [code]code text[/code]

Je bent niet en reageert "Anoniem". Dit betekent dat Security.NL geen accountgegevens (e-mailadres en alias) opslaat voor deze reactie. Je reactie wordt niet direct geplaatst maar eerst gemodereerd. Als je nog geen account hebt kun je hier direct een account aanmaken. Wanneer je Anoniem reageert moet je altijd een captchacode opgeven.