Gemeenten mogen alleen met inwoners en andere betrokkenen via e-mail communiceren als die expliciet hebben aangegeven via e-mail bereikbaar te zijn. Dat ambtenaren door de coronacrisis noodgedwongen thuiswerken doet hier niets aan af, zo stelt de rechtbank Amsterdam.

De rechter deed uitspraak in een zaak tussen een inwoonster en de gemeente Amsterdam. De gemeente wilde een deel van de bijstandsuitkering van de vrouw terugvorderen. De advocaat van de vrouw tekende hier per post en fax bezwaar tegen aan, maar het bezwaarschrift bevatte geen bezwaargronden. Wel werd er in het bezwaarschrift om de onderliggende dossiers gevraagd zodat de advocaat de bezwaargronden kon indienen.

Het bezwaarschrift werd op 29 mei door de gemeente ontvangen. Drie weken later stuurde een gemeenteambtenaar een e-mail naar het algemene e-mailadres van het advocatenkantoor over de mogelijkheid om de bezwaargronden alsnog in te dienen, aangezien die nog niet waren ontvangen. De advocaat stuurde op 15 juli per koerier een brief naar de gemeente met het verzoek om de dossiers toe te zenden, waarna de bezwaargronden zouden worden ingediend.

Het advocatenkantoor wachtte op de dossiers en de gemeente op de bezwaargronden. Toen de bezwaargronden niet kwamen besloot de gemeente het bezwaarschrift van de inwoonster niet inhoudelijk te behandelen. De advocaat liet weten dat de e-mail van de gemeente van 22 juni niet was ontvangen en eiste dat de gemeente het bezwaarschrift alsnog gaat behandelen. De gemeente Amsterdam laat weten dat de ambtenaren door de coronacrisis noodgedwongen thuiszitten en daarom via e-mail communiceren.

Oordeel van de rechter

De rechter oordeelt dat de gemeente alleen met betrokkenen mag e-mailen als die hebben aangegeven via e-mail bereikbaar te zijn, zoals in de Algemene wet bestuursrecht staat vermeld. "Een bestuursorgaan kan een bericht verder slechts elektronisch aan een belanghebbende zenden, als die kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. De bekendheid van een e-mailadres bij het bestuursorgaan of de vermelding van het e-mailadres in de persoonsgegevens in een brief is daarvoor onvoldoende", aldus de rechter.

In deze zaak hebben de inwoonster en haar advocaat niet expliciet aangegeven via e-mail bereikbaar te zijn. Daarnaast werden het bezwaarschrift en andere correspondentie in deze zaak door de advocaat per post, koerier of fax en dus niet vanaf het door de advocaat gebruikte e-mailadres, naar de gemeente gestuurd. Dat de gemeente in andere zaken wel via e-mail met de advocaat heeft gemaild en het e-mailadres in het bezwaarschrift stond is onvoldoende om aan te nemen dat de advocaat via dat e-mailadres bereikbaar was, zo stelt de rechter verder.

De rechtbank merkt nog op dat coronamaatregelen en de noodzaak om thuis te werken het niet toestaan om van de Algemene wet bestuursrecht af te wijken. "Ook vanaf een thuiswerkplek kan immers vooraf per e-mail of telefonisch toestemming worden gevraagd aan de gemachtigde van eiseres om de herstelverzuimbrief en het dossier per e-mail aan haar te verzenden", liet de rechter weten. De gemeente Amsterdam moet het bezwaar van de vrouw opnieuw behandelen en de gemaakte proceskosten van 1050 euro betalen.