Heb jij een interessante vraag op het snijvlak van privacy, cybersecurity en recht? Stuur je vraag naar juridischevraag@security.nl. Elke week geeft ict-jurist Arnoud Engelfriet in deze rubriek antwoord.
Juridische vraag: In het kader van een opdracht bij een klant ben ik aan het uitzoeken of het, met het hoog op de privacywetgeving, toegestaan is om de werk mailboxen van medewerkers die uit dienst zijn door te gaan. Dit wil het bedrijf graag omdat communicatie en werk vaak verloren gaan op het moment een medewerker uit dienst gaat. Ik vraag me af of dit toegestaan is als van tevoren toestemming wordt gevraagd aan de werknemers.
Antwoord: Om maar met dat laatste te beginnen: als je toestemming vraagt aan werknemers, dan doe je het verkeerd. Toestemming vraag je voor nieuwsbrieven, voor de rest heb je een andere grondslag nodig.
Hier is de grondslag het belang van de werkgever om het werk door te laten gaan. Je wilt immers niet dat klanten boos worden (of prospects afhaken) omdat er geen reactie komt op hun mail. En dat is niet te voorkomen door op de laatste dag een out-of-office met generieke “bel mijn collega Jantien” tekst op te nemen. Soms moet je mails terughalen of doorsturen.
Vanuit dat belang mag het dus in principe, die mailbox in. Maar je moet wel rekening houden met de privacy van de werknemer, want óók bij het werk geldt die en ook na uitdiensttreding. Je mag dus niet botweg alle mails doorzetten naar een collega (als dat al verstandig zou zijn), want er kunnen privéberichten tussen zitten.
Een mogelijk zorgelijke situatie zou zijn dat je communicatie met de arbo-arts aantreft. Dat zou erg pijnlijk zijn, hoewel ik dit wel onwaarschijnlijk acht. Maar discussie met de manager over salarisverhoging of vervelende akkefietjes met collega’s zouden er zeker tussen kunnen zitten. En het is niet de bedoeling dat een ander die gaat lezen.
De gebruikelijke aanpak is dan ook dat je gericht zoekt, “klant De Vries zegt op 3 maart akkoord te hebben gegeven aan Ten Brink, waar is die mail” bijvoorbeeld. Of “in het dossier van MedTech ontbreken berichten over de SLA, hopelijk zitten die nog in de mailbox van Wim”. Je weet wat je zoekt en hoe je dat gaat lokaliseren.
Natuurlijk zóu je dan een mail van Ten Brink aan zijn manager kunnen vinden waarin die klaagt over een opdringerige De Vries, maar dat lijkt me dan te uitzonderlijk om de hoofdregel voor opzij te zetten. Het kan wel goed zijn om vanwege de grijze gevallen de mailbox met twee mensen door te nemen.
Een goede tip blijf ik vinden dat je de werknemer bij uitdiensttreding vraagt de mailbox op te schonen. Je kunt dat vragen in het exitgesprek, of op de laatste werkdag ’s ochtends nog even als reminder sturen. Dat is geen vrijbrief om dan om 17:01 te zeggen “en nú mogen we alles lezen”, maar wel een praktische tip om de risico’s te beperken.
Arnoud Engelfriet is Ict-jurist, gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Hij werkt als partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. Zijn site Ius mentis is één van de meest uitgebreide sites van Nederland over internetrecht, techniek en intellectueel eigendom. Hij schreef twee boeken, De wet op internet en Security: Deskundig en praktisch juridisch advies.
Je bent niet ingelogd en reageert "Anoniem". Dit betekent dat Security.NL geen accountgegevens (e-mailadres en alias) opslaat voor deze reactie. Je reactie wordt niet direct geplaatst maar eerst gemodereerd. Als je nog geen account hebt kun je hier direct een account aanmaken. Wanneer je Anoniem reageert moet je altijd een captchacode opgeven.